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案例分析:公寓管理系统如何配置和架构

原标题:案例分析:公寓管理系统如何配置和架构

新式的长租公寓凭借其自身优势已经在市场上占据一席之位。那么,一个好的公寓该如何构建其管理系统呢?

如今的租房市场上,长租公寓凭借着统一收房、统一管理的优势,成为用户租房的主要选择之一。

当公寓运营商的客房和租客数量不断增多的时候,一个流程明确、管理清晰的公寓管理系统能够帮助它们高效地管理业务和客户。

公寓管理系统中的核心的是房源,与房源相关的客户有业主和租客,而与房源相关的其他信息有合同、房屋配置、收费方式、业务等等。

此外,作为公寓管理系统,同时还需要管理公司的员工的信息和权限。当房源、租客、业主、员工这几方都存在着联系,那么一个好的公寓管理系统该如何配置和架构就成了关键。

下面我就以“蘑菇租房”系统为例,对公寓管理系统的整体架构进行一个简单的分析:

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一、公寓类型

公寓一般来说分为两类:

  • 集中式公寓
  • 分散式公寓

从形态上来说,集中式公寓是指整栋楼或整几层都是该运营商对外出租的公寓;分散式公寓则是指分散在不同小区或楼栋的房源。

集中式公寓和分散式公寓在系统中会有一些不一样的处理。

比如在配置房源上,集中式公寓一般都是按照栋或者层来配置,而分散式公寓就必须要单间单间来进行配置。而且集中式公寓和分散式公寓在一些关注指标上也有些不同。

例如:在房态的展示上,集中式公寓是按一套房展示的,而分散式公寓则是按照一间间客房进行展示的。

同时,在能耗这一块,集中式公寓有热水的统计,而分散式公寓则只有冷水。所以在公寓管理系统中,在房态展示、客房配置和能耗展示等模块,会对集中式公寓和分散式公寓进行区分。

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二、客房配置

公寓管理系统的架构中,最重要的就是房源的配置。当管家在线下通过各种渠道成功收房后,第一件事就是在系统中配置客房。客房的信息大致分为两种:

  • 房间信息
  • 价格配置信息

房间信息是指该客房所在的小区、房源类型、楼栋、楼层、门牌号、房间面积、布局等物理信息;而价格配置则是该房间的定金、租金、付费方式、房屋押金等付费相关的信息。

房间信息一般是以一套房进行配置,如果房子是以合租形式出租的话,价格信息按照单间客房来配置会比较灵活。但是集中式公寓一般都以一套房对外出租,所以在集中式公寓在设置价格的时候,都是按照一套房进行设置。

如果系统中已经有小区,则可以直接勾选。

如果需要新建小区,那就需要用户填写小区名称、详细地址、商圈等信息。

规模比较大的软件公司,会建立自己的“楼盘字典”。

不管是新建小区还是新建房源,都需要经过“楼盘字典”的校对,这样才能最大程度的保证所录入的房源是真房源。

在所有的中介品牌中,链家以自身门店、中介数量的优势,再加上多年实行“精耕房源”的方案,拥有非常完整、真实的“楼盘字典”。

三、业主合同配置

在设置好了房间后,接下来需要设置业主合同。业主合同设置大概分为三个部分:业主信息、租期信息、合同附件。业主信息主要是业主的个人信息资料和业主的收款方式。

租期信息则是设置该套房子的租期、支付时间、每期房租支付明细等信息。

在填完了业主信息和租金信息,最后还需要上传合同的附件以及填写特别的备注。

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四、租客登记

租客登记和业主合同设置类似,都需要先和房源建立联系。此外,还需要填写租客信息和租约信息,最后也需要上传合同,不过这时上传的合同就是和租客签订的合同。

五、权限配置

SaaS系统中权限的配置非常重要,如果权限配置没有理清理顺,最终会呈现出一种非常混乱的权限逻辑,这会让整个系统的业务流程变得复杂混乱。

公寓管理系统的涉及权限的有三方:门店、房源、员工。

门店下需编辑门店信息、管理房源、管理员工、管理账户,而房源则需要设置所属分店和设置负责员工。

这样通过负责人的方式进行划片区管理,更容易统计业绩,促进员工积极维护房源和客户。

而房源则需要设置所属分店和设置负责员工。这样通过负责人的方式进行划片区管理,更容易统计业绩,促进员工积极维护房源和客户。

员工管理也是运营商统计员工、管理员工的一个重要模块。

对于已有员工,要注意关注员工的账号状态,由于中介、管家等一类的员工流动性较高,所以要时刻关注他们的账号状态,及时对账号进行处理,不然的话,系统内的房源数据很容易泄露。

而员工设置,除了记录员工的基本信息,姓名、电话、部门、角色外,还需要设置他们在系统中能够进行的操作的权限。

对运营商而言,公寓信息、租客信息、业主信息、财务信息等都是重要信息。而管家又是流动性较高的职业,可能还会混杂着一些“商业间谍”来恶意盗取数据,所以运营商在设置权限的时候最好将权限进行解构,将重要的系统行为进行细分,运营商可自行配置员工的权限。

当然,权限也不能太细分,这样的话,后期的培训成本较高。

六、客房服务

如果参与了水、电费运营的运营商,是需要关注客房的用水用电量的。有的是通过智能水表、智能电表进行记录,有的则需要运营商记录每月手抄表的数据。

当然,数据需要录入系统,才能在系统中生成账单,甚至生成耗数据的老板报表。

同时还有一些长租公寓特有的客房服务,比如保洁、维修等记录,都会在系统中展示。

七、智能硬件

在长租公寓中,为了更好地管控租客的安全,运营商一般会安装一些智能硬件,例如:智能门锁,那么在系统中,则需要体现设备的管理和监控。这样的话,租户在居住的过程中会感觉更方便、也能更安全。

比如说,如果租客丢失了东西,如果小偷是通过使用App开门行窃,那只要在后台查看门锁的日志,就可知道在失窃时段有谁进出过房间。

公寓管理系统作为SaaS产品,最终的用户是运营商。所以在进行公寓管理系统的架构的时候,需要从管家的角度、业务的角度出发,思考如何才能更好地管理员工、管理房源、管理租客、管理业务。

在设计系统的时候,应该做到流程明确、快速配置、权限灵活,让分店、房源、租客、业主、员工这几方环环相扣、互有联系但不重复冗余。

如果一个系统能够在底层架构的时候能够做好这些,那么这个系统最后呈现出来的一定会是一个条理清晰、精致优美的系统了。

#专栏作家#

异彩,微信公众号:一只蜗牛慢慢跑,人人都是产品经理专栏作家。从事房产管理系统的产品工作,关注To C产品的交互设计、运营、结构设计和商业模式。在成为一名优秀的产品人的路上努力前行。

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